Ressourcen-Stammdaten verwalten

Sie können die Stammdaten von Ressourcen mit dem entsprechenden Formular aus dem Menü Sales/Ressourcen-Stammdaten verwalten.

Jede Ressource ist durch eine automatisch vergebene eindeutige Nummer identifiziert und kann in den Attribu­ten Name, Verantwortlicher, Inventarnummer, Kommentar, Status, Typ und Gruppenzuordnung näher beschrieben werden.

• Eine Ressource können Sie wie jeden anderen Datensatz anlegen und die erforderlichen Attribute (siehe weiter unten: Ressourcenstatus, Ressourcentypen, Ressourcenmerkmale und ggf. Kalender­freigabe) pflegen.
• Ressourcen haben einen Dokumentreiter, um z.B. Anleitungen hinterlegen zu können. Dem entsprechend gibt es in der Dokumentverwaltung im Kontext der Dokumentverwendung die Sicht auf "Ressourcen".
• Soll ein bestimmter Ressourcentyp (siehe unten) bereitgestellt werden, kann man der Ressource eine Person (interner Mitarbeiter) oder ein Serviceobjekt zuordnen (Zuordnung).
• Ressourcengruppen lassen sich separat verwalten und mit den passenden Ressourcen verknüpfen. Ressourcen verfügen wie jeder Datensatz über eine Zugriffssteue­rung per Record-Zugriff. Der Standardzugriff für Ressourcen wird benutzer- und gruppenspezifisch kopiert.

  
  

Im Standard sind die Status Aktiv und Inaktiv verwendbar. Der Status kann zur Abbildung weiterer Zustände, wie Leasing, Defekt, Reparatur genutzt werden. Die Ressourcenstatus werden adminis­trativ vorgegeben.

In dieser Liste lassen sich die Ressourcenstatus pflegen, die als Auswahlmenü im Ressourcenformular bereit­gestellt werden.

Der Status einer Personalressource ist an den Status der Person (interner Mitarbeiter) gekoppelt. So ist sichergestellt, dass nur aktive Mitarbeiter aktive Ressourcen haben.

• Wird ein Kontakt einer Ressource zugewiesen und hat dieser Kontakt einen finalen Status, dann wird der Ressource der erste nicht planbare Status zugewiesen (im Standard ist das inaktiv).
• Ändert sich der Status eines Kontakts mit einer Ressource zu einem finalen Status, dann wird der Status der Ressource ebenfalls in den ersten nicht planbaren Status geändert.

Im JustRelate CRM gibt es die Ressourcentypen "Ressource", "Person", "Serviceobjekt" und "Ressourcen­gruppe", die vom Administrator verwaltet und normalerweise nicht geändert werden.

Ressourcen vom Typ "Person" und "Serviceobjekt" sind mit einem internen Mitarbeiter oder mit einem Serviceobjekt 1:1 verknüpft. Dadurch ist es möglich, ausgewählte interne Mitarbeiter (z.B. Techniker) oder im System gepflegte Serviceobjekte (z.B. Demomaschinen) als Ressourcen zu pflegen und mit ande­ren Ressourcen zu gruppieren. Die Verknüpfung können Sie über den Button Zuordnung im Formular Ressour­cen herstellen. Die Zuordnung setzt den Ressourcen-Typ automatisch. Er ist dann nur lesbar. Ist die Ressource bereits mit einem internen Mitarbeiter oder einem Serviceobjekt verknüpft, wird eine Mel­dung ausgegeben.

Ressourcen vom Typ Ressource sind allgemeine Ressourcen, wie Räume, Projektoren, Fahrzeuge, etc. Diese Ressourcen existieren autonom und sind mit keinem anderen Objekt verknüpft. Ihr Typ wird automa­tisch gesetzt, wenn das Feld Zuordnung leer bleibt.

Die Ressourcenverwaltung verwendet die folgenden Typen:

• Mitarbeiterressource
• SO (Serviceobjekt)-Ressource
• Allgemeine Ressource

Im JustRelate CRM gibt es die Ressourcentypen "Ressource", "Person", "Serviceobjekt" und "Ressourcen­gruppe", die hier verwaltet und nur von einem Administrator mit Customizer-Kenntnissen angepasst werden können.

Interne Kontakte, d.h. Mitarbeiter, haben Merkmale und Skills. Das JustRelate CRM lässt Sie Ressourcen nach beliebigen Merkmalen auswählen, etwa Qualifikation, Fahrerlaubnis-Klasse, Gültigkeit des Reise­passes, Verantwortlichkeit für bestimmte Postleitzahlbereiche usw.

Sie können Mitarbeiter auch als Mitarbeiter-Ressourcen verwalten. Deren Merkmale können in einer gemein­samen Liste "Ressourcenmerkmale" verwaltet und kombiniert gesucht und eingetragen werden.

Sie können ein Merkmal sowohl bei einer Person als auch bei einer Ressource auswählen, ohne es doppelt anlegen zu müssen. Das Kontextfeld ist entsprechend steuerbar.

Bei einer Ressource können Sie Kontaktmerkmale auswählen, wenn es sich um eine Kon­taktressource handelt. Kontaktmerkmale können Sie in der Administratorliste "Kontaktmerkmale" verwalten. Auch bei Serviceobjekten sind Merkmale für die Ressourcen verfügbar.

• Definition von Merkmalen durch den Administrator,
• Anwender können einer Ressource beliebig viele Merkmale und Ausprägungen zuweisen,
• Die Merkmalsuche ist gemeinsam mit anderen Ressourcenattributen möglich.

Das Formular Ressourcen enthält im Reiter Merkmale die Felder Merkmal, Wert, Notiz und Erzeugungs­datum. Als Endanwender können Sie sämtliche Merk­male auswählen, die ein Administrator angelegt hat. Ein Merkmal können Sie direkt im Feld auswählen oder frei eintragen.

Gibt es zu einem Merkmal Ausprägungen, dann kann der Administrator eine Mehrfachauswahl für das Feld Wert anbieten. Die Ausprägung zum Merkmal "Führerschein" könnte dann z.B. Klasse A1, A, B, C1, C, D1, D,... sein.

Über einen Filter kann man nach Ressourcen mit bestimmten Merkmalen (Skills) suchen. Die entsprechende 1:n-Beziehung wird im Filterformular unter Alle Felder/Ressourcenmerk­male bereitgestellt. Hier kann man nach Einträgen für "Merkmal" und "Notiz" (als Ausprägung) suchen.

Mit der Filterauswahl in der Ressourcensicht der Plantafel können Sie die Skills-Suche auf eine bestimmte Gruppe oder Ressource einschränken.