Hierarchische Strukturierung - Zugriffsgruppen

Die Ebene der Mitarbeiter und deren Sicht auf Mitarbeiter untergeordneter Ebenen wird durch die Struktur des Unternehmens bestimmt. Dafür wird stets nur das Feld Firma am internen Mitar­beiter ausgewertet. Die Sicht eines Leiters (ein Feld im Formular Interne Abteilung) auf die Mitarbeiter derselben Ebene ist eine Option, die zusätzlich verwendet werden kann, wenn der Leiter nicht in einer übergeordneten Ebene befindet.

Da interne Mitarbeiter sich nicht als "Nachbarn" sehen oder kontrollieren können, muss die Sicht des internen Mitarbeiters aus seiner Zuordnung zur Firma immer auf strukturierten Ebenen darunter organisie­rt werden. Zu diesem Zweck sollte die Eigene Firma nur die Mitarbeiter der Leitungsebene und nicht direkt alle Mitarbeiter enthalten. Die Firma sollte zuerst in Abteilungen strukturiert werden, denen dann die Mit­arbeiter zugeordnet werden.

Um bei Bedarf den Zugriff auf Datensätze (Record-Zugriff) zu steuern, können Zugriffsgruppen verwen­det werden, z.B. wenn mehrere Standorte existieren und der eine Standort die Projektmappen oder Vorgänge des anderen Standorts nicht sehen soll. Geschäftsbereiche innerhalb des einen Standorts sollen jedoch natürlich auch auf ihre Projektmappen und Vorgänge Zugriff haben.

Die Zugriffsgruppen bauen sich automatisch beim Speichern der Datensätze auf und verwenden dabei die Struktur der eigenen Firma und der zugeordneten internen Mitarbeiter. Dabei wird neben einer Grup­pen-ID auch für jeden User eine Zugriffs-GIC erstellt.

Zugriffsgruppen werden ausgewertet, wenn an Kontakten oder Angeboten internen Mitarbeitern Rollen in Kontaktbeziehungen gegeben werden.