Workarounds und wichtige Hinweise

Nachdem ein Dokument in MS 365 bearbeitet und dann wieder eingecheckt wurde, ist es je nach Refe­renz nicht mehr ohne weiteres möglich, es mit einem anderen Dokument (z.B. einer lokalen Datei) mittels Ein­checken zu überschreiben. Die eindeutige Referenz auf das OneDrive-Dokument verhindert, dass der Auswahldialog geöffnet wird, und damit auch die anschließende Möglichkeit, von anderen OneDrive-Ordnern oder dem Dateisystem einzuchecken. Dieses Verhalten ist beabsichtigt.

• Vorteil: Änderungen am bearbeiteten Dokument können sofort ohne Auswahldialog in der Daten­bank gespeichert werden.
• Nachteil: Das Dokument kann nur über einen kleinen Umweg durch ein anders Dokument ersetzt werden.

Will man die Datei nicht mit dem referenzierten Bearbeitungsstand aus MS 365 überschreiben, sondern mit einem anderen Dokument, dann ist es

• am einfachsten, die Dokument-Datei im JustRelate CRM zu löschen
• oder die temporäre Datei in OneDrive zu löschen oder zu verschieben.

Erst danach öffnet die Eincheck-Funktion wieder den Datei-Auswahldialog.

Tipp: Bei der Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten im JustRelate CRM ist es immer empfehlenswert, ab einem gewissen Stand der Bearbeitung eine neue Dokumentversion anzulegen. So kann man unter anderem auf frühere Stände zurückgreifen, falls Dateien gelöscht wurden oder defekt sind.

Auch wenn das Microsoft-Word-Format *.doc in der Regel nicht mehr verwendet wird, liegen Doku­mente nicht immer als *.docx-Dateien vor. Bedenken Sie beim Eichecken einer bearbeiteten *.doc-Datei stets, dass sie nun im *.docx-Format vorliegt.

MS 365 behält sich vor, *.doc-Dateien nach *.docx zu konvertieren, bevor sie bearbeitet wer­den können. Beim Wiedereinchecken in das System ist die ausgecheckte Datei vorausgewählt, damit deutlich ist, was eingecheckt werden soll.

Allerdings, auch wenn OneDrive beim Bearbeiten eine *.doc Datei zwangsläufig nach *.docx konvertiert und diese dann zum Bearbeiten öffnet, bietet die Schnittstelle beim Einchecken dennoch die ausgecheckte *.doc-Datei an. Achten Sie in diesem Fall darauf, dass OneDrive die Datei konvertiert hat und Sie die bearbeitete *.docx-Datei zurück in das System einchecken.

RTF-Dateien werden angezeigt, können aber nur in der Desktop-App von Word bearbeitet werden.

Bei den Funktionen Speichern unter und Auschecken wird im Auswahldialog für den Zielordner ein Rei­ter Teilen eingeblendet, mit dem man Benutzern in Office Zugriff (Lesend, Schreibend) auf das Doku­ment gewähren kann.

Ob der Benutzer eine Meldung erhält, kann über die Variable PSA_MS365_SHR_SND_INV eingestellt werden. Unabhängig davon, ob eine Meldung (E-Mail) versendet wird, findet der Benutzer das Doku­ment in seinem
OneDrive unter „Geteilt“.

Durch die MS 365-Kopplung können Dokumente in OneDrive gleichzeitig von mehreren Personen bear­beitet werden, insbesondere, wenn das JustRelate CRM z.B. auf unterschiedlichen Plattformen (Windows, Mac) genutzt wird. Die folgende Vorgehensweise ist geeignet, Dokumente in einem öffentlichen geteilten Ordner zur gemeinsamen Bearbeitung bereitzustellen. Dabei arbeiten beide Personen im CRM und bearbeiten das Dokument gleichzeitig aus OneDrive heraus.

• Als Besitzer das Dokument im JustRelate CRM Auschecken und im Dialog einen Shared-Ordner im eigenen OneDrive auswählen, auf den weitere Bearbeiter Zugriff haben (ggf. für den Ordner in OneDrive „Zugriffe verwalten“ nutzen). Prüfen Sie hier bitte, ob im Dialog weitere Unterordner im Shared-Ordner sind, die ein übergeordneter Zugriff dann ebenfalls freigibt.
• Der Dokumentstatus im JustRelate CRM wechselt zu in Bearbeitung.
• Mit der Funktion Dokument bearbeiten kann der Besitzer das Dokument bearbeiten.
• Gleichzeitig können je nach OneDrive-Zugriffsrechten weitere interne Personen das Doku­ment aus dem CRM heraus mit Dokument bearbeiten editieren. Parallele Änderungen können im Dokument direkt verfolgt werden.
• Ist die gemeinsame Bearbeitung abgeschlossen, checkt der Besitzer das Dokument mit der Funktion Einchecken wieder ins CRM ein und aktualisiert damit den Bearbeitungsstand im System.

Die oben genannten Mechanismen sind für das gemeinsame plattformunabhängige Bearbeiten von Dokumenten mit externen Personen (Kun­den etc.) ebenfalls  geeignet. Es sollten jedoch Regeln und Kommunikati­onskanäle festgelegt werden. Insbesondere müssen auch Aspekte der Sicherheit in OneDrive beachtet werden.

• Geben Sie einen Ordner für externe Personen nicht schreibbar frei, dann könnte mit „Hochladen“ Schadsoftware hochgeladen werden, ohne dass es bemerkt wird.
• Prüfen Sie die Vergabe eines Passworts für externe Personen.
• Halten Sie Ablaufzeit des Links zum Teilen so kurz wie möglich.

Es ist empfehlenswert, dass geeignete Share-Bereiche die externen Personen untereinan­der trennen und der Zugriff auf die Dokumente beachtet wird. Dann kann das zu bearbeitende Doku­ment nach OneDrive ausgecheckt und direkt aus OneDrive mit einer externen Person „geteilt“ werden. Nach gemeinsamer Abstimmung zum Bearbeitungsstand kann der Besitzer das Dokument wieder ins CRM einchecken.

Die Kommunikation über das Dokument und dessen Bearbeitungsstand sollte nachvollziehbar im CRM stattfinden. Dafür steht z.B. das Kommentar-Feld (max. 2000 Zeichen) beim Dokument zur Verfügung.

PDF-Dokumente können auch über das MS Graph API erzeugt werden. Dadurch ist man unabhängig von der DIM und kann die Konvertierung serverseitig durchführen. In dem Dialog unter Meine Daten / PDF-Konvertierung steht dafür Office 365 als auswählbare Methode zur Verfügung. Damit wird die Variable PSA_PDF_CNV_MTH auf OFFICE365 umgesetzt. In diesem Fall werden Dokumente auf dem Server über die MS 365-Schnittstelle nach PDF konvertiert. Dies geschieht dann ohne DIM, also auch auf einem Mac.

In der Variablen PSA_SUP_CNV_TYP_PDF_MS365 stehen die unterstützten Dateitypen.

Der Befehl Drucken (Strg+P) wird unterstützt, wobei das lokal erstellte Dokument (PDF, Word) im Webbrowser geöffnet wird. Nicht unterstützte Berichte können per Download im lokalen Down­loadverzeichnis abgelegt werden.

Beim Beenden der CRM-Session (Abmelden) werden mit einer Meldung alle Dokumente in einer Liste angezeigt, die der Benutzer noch extern „in Bearbeitung“ hat. Dann besteht die Möglichkeit,

• markierte Dokumente einzuchecken (überschreiben),
• die Bearbeitung abzubrechen
• oder den aktuellen Stand zu belassen und die Abfrage zu ignorieren.

Dieses Feature kann mit der Variablen PSA_CIN_DOC_EXI_GUI (Voreinstellung = y) gesteuert werden.

Dokumente können in MS 365/OneDrive auch aus der CRM Pocket- und Tablet-App heraus bearbeitet werden. Unter iOS gibt es Unterschiede im Verhalten:

• Auf einem iPad ist die Bearbeitung ohne installierte Word-App im Safari-Browser möglich.
• Auf einem iPhone ist es nicht möglich, ein Dokument im Safari-Browser zu bearbeiten. Man benötigt die Word-App. Nachdem man auf den Menübefehl „Dokument bearbeiten“ getippt hat, wird man gefragt, ob das Dokument in Word geöffnet werden soll.