Prozess zum Einholen von Einwilligungen

• Generierung von E-Mails zur Anforderung von Einwilligungen
• Dienste zur Erfassung von Einwilligungen, die über dynamische, kundenspezifische Webseiten erteilt werden.
• Fragebogen-Erweiterungen zur Erfassung von Einwilligungen über die CRM-Apps, z.B. bei der Leadgenerierung auf Messen (Messe-App, Besuchsberichts-App)

Lässt sich aus dem Geschäftsmodell einer Firma keine rechtliche Grundlage für die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten ableiten, muss die Einwilligung der betreffenden Person eingeholt werden.

In der Statusbar des Personenformulars wird ein Paragraph-Symbol in unterschiedlichen Farben darge­stellt:

• § (grün): Alle Verwendungszwecke haben eine gültige Rechtsgrundlage.
• § (gelb): Mindestens ein Verwendungszweck ist nicht gültig.
• § (rot): Kein Verwendungszweck hat eine gültige Rechtsgrundlage.

Eine Form der elektronischen Einwilligung ist die über den Aufruf einer personalisierten Webseite mit den Datenschutz-Einstellungen der betroffenen Person. Der Person wird dafür eine ebenfalls perso­nalisierte E-Mail zugesandt, die neben einem Erklärungstext einen Hyperlink enthält, der auf die ent­sprechende Webseite verweist.

Zu diesem Zweck gibt es bei Personen im Untermenü DSGVO die Funktion Einwilligungs-E-Mail (neu), die eine neue E-Mail vorlegt und die Vorlage „E-Mail: DSGVO Einwilligung (Deutsch, BIRT)“ [PSA_RPT_CPD_EML_DPR_CNS] anwendet. Mit der Umgebungsvariablen PSA_DPR_RPT_EMA kann die voreingestellte Vorlage geändert werden.

Ein wichtigster Bestandteil im E-Mail-Text ist der personalisierte Hyperlink auf die Datenschutz-Einstel­lungen. Die Basis-URL für diesen Hyperlink kann mit der Umgebungsvariablen PSA_DPR_RST_SVC_URL hinterlegt werden.

Beim Anlegen der Einwilligungs-E-Mail wird in allen Verwendungszwecken mit "Web-Option" an der Per­son ein Protokolleintrag „Einwilligung angefordert“ eingefügt und die E-Mail als Aktivität verknüpft.

Beim Erzeugen von Einwilligungs-E-Mails wird geprüft, ob es bereits Einwilligungs-Mails gibt. Dieses Feature hilft zu verhindern, dass Personen mehrere Einwilligungs-E-Mails erhalten, insbesondere dann, wenn bereits ein Einwilligungsprozess läuft oder unabhängige Teams auf demselben Kontaktdatenbestand arbeiten.

Die Funktion (an Verteilerlisten, Marketingvorgängen, Serien-E-Mails, Termin, Telefonat, Person) durchsucht für jeden Empfänger die Protokolle der Verwendungszwecke auf Einträge "Einwilligung angefordert“ mit zugeordneter Aktivität. Liegt mindestens ein solcher Eintrag vor, wird ein Assistent geöffnet, der eine Liste der Empfänger enthält, die bereits eine Einwilligungs-Mail erhalten haben (und die E-Mail selbst) sowie Informationen über den Zeitpunkt des Versands der letzten E-Mail. Sie können in der Liste mittels Checkbox die Empfänger abwählen, die keine erneute Einwilligungs-Mail erhalten sollen. Nach Bestätigung im Assistenten wird die Einwilligungs-Mail an die verbleibenden Empfänger erstellt und angezeigt.

Das JustRelate CRM stellt für die Versorgung einer personalisierten Webseite mit den erforderlichen Daten einen Webservice zur Verfügung [PSA_DPR_SVC], der über eine GET-Methode den Namen der betreffenden Person und deren Verwendungszwecke mit dem Merkmal Web liefert. Ebenso wird der aktuelle Zustand der Flags Aktiv ausgegeben. Der Aufruf erwartet als Parameter den internen Schlüssel (PSC_GID) der Person.

Im JustRelate CRM werden Informationen häufig per Fragebogen erfasst. Mit der Fragen-Aktion DSGVO: Verwendungszweck hinzufügen können Sie den Personen Verwendungszwecke zuordnen. Die Konfiguration der Fragebogen-Aktion erlaubt die Auswahl des Verwendungszwecks, der Rechtsgrundlage und der Quelle. Zusätzlich kann man einstellen, ob der Verwendungszweck gleich aktiviert werden soll oder nicht. Wie allgemein üblich, kann diese Aktion bei einer Fragebogen-Antwort über verschiedene Prüfungen initiiert werden.

Dieses Vorgehen eignet sich beispielsweise dafür, Messe-Leads über den Messeassisten­ten zu erfassen. Nachdem der Fragebogen abgeschlossen wurde, werden der Person an der Antwort der ausgewählte Verwen­dungszweck, die Rechtsgrundlage und Quelle zugeordnet. Ferner wird das Aktiv-Merkmal wie gewünscht eingestellt. Zusätzlich wird ein Protokoll-Eintrag zum Nachweis der Aktion erzeugt, der zusätzlich mit einer Aktivität verknüpft wird, z.B. dem Termin aus dem Messeassistenten.

Es kann vorkommen, dass Personen eine Einwilligung oder einen Widerruf per E-Mail oder Fax senden oder eine Zusage oder Absage telefonisch erteilen. Um auch in die­sen Fällen eine Dokumentationsmöglichkeit zu haben, muss eine entsprechende Aktivität vorliegen. Ändert man den Verwendungszweck nun manuell, wird automatisch ein Protokolleintrag vorgenommen. Diesem kann nun die vorliegende Aktivität zugeordnet und damit die Ent­scheidung der betreffenden Person protokolliert werden.

Diese Funktion prüft die Zulässigkeit der Verwendung von Kontakten oder Adressen (unerwünschte Werbung). 

Die Prüffunktion Einwilligung prüfen diverser Kontaktlisten (Terminteilnehmer, Marketingvor­gänge, Verteilerlisten, Serienmails etc.) prüft auf aktive (eingewilligte) Verwendungszwecke und warnt Sie vor Versendung unerwünschter Werbung.

Diese Funktion prüft die Verwendungszwecke nur für Personenkontakte, die tatsächlich der DSGVO unterliegen (Personen aus nicht EU-Ländern unterliegen nicht der DSGVO). Maßgebend ist das Land der Hauptadresse.

Dafür gibt es in der Ländertabelle (Administration/Kontakte/Länder) das Flag Datenschutz relevant, das im Standard für alle europäischen Länder gesetzt ist. Personen ohne Hauptadresse oder ohne eingetragenes Land gelten zur Sicherheit als DSGVO-relevant.

Dieses Flag wird auch für die Statusbar ausgewertet und führt zu einem gesonderten Status mit schwarzem Datenschutz-Symbol (Level 3), falls die Person nicht DSGVO-relevant ist. Es ist dennoch erlaubt, Verwendungszwecke zu nicht DSGVO-relevanten Personen hinzuzufügen.