Kaufmännisches Angebot erstellen und versenden

Mit dem Standard-Druckbefehl können Sie den Reportmanager starten und automatisch ein Ange­botsdokument erstellen, das alle Vorgangsdaten und Informationen für den Kunden enthält. Dieses Dokument wird im internen Viewer (Reportvorschau) oder in der Textverarbeitung angezeigt und kann im Vorgang als Anlage gespeichert (Reiter Dokumente) oder als Korrespondenz versendet werden. Alle Posi­tionen und Preise werden standardmäßig im kaufmännischen Angebot angezeigt. Sie können jedoch aus­gewählte Positionen und Preise beim Generieren unterdrücken.

Hierfür aktivieren Sie einfach im Lieferumfang (Konfiguration) eines Angebots beim entsprechenden Artikel die Felder Position unterdrücken, Preis unterdrücken, Struktur unterdrücken. Die so markierten Preise oder Positionen erscheinen dann nicht im Angebotsschreiben.

Textbausteine können Sie bereits beim vorgangsspezifischen Produkt erstellen, wodurch sie automa­tisch im Angebot verfügbar sind. Alternativ dazu können Sie neue oder individuelle Textbausteine direkt im Vorgang erstellen und dort auch bearbeiten.

1. Öffnen Sie ein Angebot oder einen Auftrag.
2. Prüfen Sie, ob Sie im Lieferumfang am entsprechenden Artikel die Felder Position unterdrücken, Preis unterdrücken, Struktur unterdrücken aktivieren möchten.
3. Prüfen Sie, ob Textbausteine neu erzeugt werden müssen. Dies ist nur erforderlich, wenn nach dem letzten Erzeu­gen noch Änderungen an der Konfiguration vorgenommen wurden.
4. Ist dies der Fall, so löschen Sie diese Textbausteine zunächst (Textbausteine ... löschen) und erzeugen Sie sie neu (Textbausteine ... erzeugen). Änderungen, die Sie hier an den Positionen für das Angebot vorneh­men, wirken sich nur auf die angebotsspezifische Position in diesem Angebot und nicht auf andere Vertriebsvorgänge aus, in denen dieselbe Position verwendet wird.
5. Speichern Sie den Datensatz.
6. Prüfen Sie, ob Sie in der Kontaktliste des Vorgangs einen speziellen Kontakt als Adressat des Ange­bots mit dem Flag Empfänger (in der Kontaktliste des Vorgangs) gekennzeichnet haben, damit dieser für jede Korrespondenz als "Vorgangskontakt" verwendet werden kann.
7. Rufen Sie den Standard-Druckbefehl auf, um den Reportmanager zu starten und wählen Sie Kaufmänni­sches Angebot oder weitere Reports.
8. Prüfen Sie ggf. in den Suchbedingungen des Reportmanagers unter Produkte, ob Optionen oder Alternativen ausgegeben werden sollen.
9. Klicken Sie den Button Ausführen.
10. Wenn erforderlich, bearbeiten Sie das Dokument im Hintergrund oder Drucken Sie es aus.
11. Schließen und Speichern Sie das Dokument am Vorgang.
12. Oder Senden Sie das Dokument aus der Reportvorschau (wenn Sie ein PDF erzeugt haben), indem Sie eine Korrespondenz erstellen. In diesem Fall wird es nicht als Dokument abgelegt, sondern als Anlage zur Korrespondenz.
13. Wählen Sie ggf. im Korrespondenzformular den oder die Empfänger aus. Im Auswahldialog sind alle Kon­takte aus dem Angebot bereits vorbelegt. Speichern Sie die Korrespondenz.
14. Wählen Sie je nach Versandart eine Funktion aus der Funktionsleiste des Korrespondenzformulars.
15. Erstellen Sie den Begleittext oder das Begleitschreiben und fahren Sie entsprechend der Versandart fort (Post, Fax oder E-Mail).