Zentrale Adresspflege

Über das Menü Administration/Kontakte/Adressen/Standardliste können Sie die Adressen aller Kon­takte Ihres Unternehmens pflegen.

Für die Richtigkeit der Korrespondenz-Adresse eines Kontakts ist natürlich in erster Linie der Account-Manager zuständig. Mit dieser Liste ermöglicht Ihnen das JustRelate CRM jedoch, unternehmensweit einheitliche Konventionen zur Schreibweise von Adressen zu prüfen und zu pflegen. Häufig geht es um falsch geschriebene Straßennamen oder unrichtige Postleitzahlen bei der Kontaktverwaltung, die Sie in dieser Liste kon­solidieren können, indem Sie fehlerhafte Adressen oder Teile davon in der Liste Adressen über Suchkriterien selektieren und die fehlerhaften Daten dann korrigieren.

Nutzen Sie bei mehreren gefundenen fehlerhaften Adressen auch den Menübefehl Administration/Extras/Inhalt ersetzen.

Dies kopiert mehrfach zugeordnete Adressen und korrigiert die Schlüsselfelder.

Wenn ein und derselbe Adressdatensatz (mit derselben GID) beispielsweise durch einen Import mehr als einmal bei demselben Kontakt oder unterschiedlichen Kontakten verwendet worden sein sollte, dann liegt ein fehlerhafter Zustand vor. Diesen beseitigt die Funktion, indem sie die Adresse entspre­chend oft kopiert und neu zuordnet, sodass anschließend jeder Adressdatensatz nur noch einmal verwendet wird.

Die Liste der Adresstypen (Administration/Kontakte/Adressen/Adresstypen) zeigt nur die customisierten Adresstypen, die in der Kontaktverwaltung verwendet werden. Ein Administrator kann hier keine Adresstypen ändern oder hinzufügen.

Wenn eine PLZ-Datenbank verfügbar ist, können ähnlich wie bei der Adresspflege fehlerhafte Einträge innerhalb Deutschlands mithilfe der Adressprüfung nachträglich geprüft und korrigiert wer­den.

• Öffnen Sie die Adressprüfung über das Menü Administration/Kontakte/Adressen/Adressprüfung - Kontakte (-Projekte). Suchen und markieren Sie einzelne Adressen und überprüfen Sie diese mit der Funktion Selektierte überprüfen.
• Markieren Sie den fehlerhaften Eintrag und versuchen Sie die Adresse mithilfe der vorgeschlagenen Funktionen zu korrigieren. Die PLZ-Datenbank unterstützt Sie dabei mit Vorschlägen oder automati­schen Einträgen.

Die Postleitzahl-Datenbank Deutschland mit den Rohdaten muss käuflich erworben (Deutsche Poste DATAFACTORY Streetcode) und auf dem Server bereitgestellt werden. In der Liste Administration/Kon­takte/ Adressen/Adressprüfung... können Sie mit der Funktion Postleitzahlen-Datenbank einen Dialog öffnen, mit dem Sie eine systemkonforme Datenbank erstellen können.

Die Pfade für die Datenbank und die Quelldaten müssen in den Serverproperties eingepflegt und vor­handen sein. Tragen Sie in der Properties-Datei des Servers bitte zwei Schlüssel ein:

Dieser Eintrag teilt dem CRM mit, wie der Ordner heißt, in dem die Datenbank zu finden ist und sollte ein relativer Pfad sein. Bei Erstinstallation der PLZ-Datenbank darf dieser Pfad nicht existieren und wird beim Star­ten des Servers automatisch erzeugt. Der relative Eintrag in der Properties-Datei lautet dann psa.zip.db.pth=.../misc/ZipDb.

Dies gibt den Namen der Datei mit den Rohdaten an. Dieser zweite Parameter wird nur benötigt, wenn die Datenbank neu erzeugt werden soll, etwa nachdem eine neue Version der Datenbank erschienen ist. Beispiel: .../misc/B1802032.DAT

Anschließend muss der Server neu gestartet werden, wobei das im pth definierte Verzeichnis angelegt wird.

Wurde die Datenbank erstmalig erzeugt oder eine neue Version der Postleitzahlen-Datenbank eingespielt, dann muss im Admin-Dialog die Funktion Erzeugen verwendet werden, um aus den Rohdaten der PLZ-CD eine Datenbank zu erstellen, die das CRM in der Kontaktverwaltung verwenden kann.

Im Dialog Postleitzahlen-Datenbank kann mit Überprüfen geprüft werden, ob die Datenbank korrekt ange­bunden ist.

Tipp: Eine bereits generierte Datenbank (z.B. bei Clusterbetrieb) kann auf einen weiteren Clusterknoten kopiert werden.

• Auf dem anderen Cluster ist nur der Eintrag zu psa.zip.db.pth erforderlich.
• Führen Sie auf dem Zielknoten im Dialog "Stop" aus.
• Kopieren Sie den Ordner.
• Führen Sie auf dem Zielknoten des Clusters im Dialog "Neustart" aus.
• Führen Sie ggf. auf dem Zielknoten des Clusters „Überprüfen“ aus.

Alternativ zur PLZ-Datenbank verfügt JustRelate CRM über eine Schnittstelle zu einem Webdienst.