Die eigene Firma anlegen

  1. Wählen Sie das Menü Administration/Kontakte/Eigene Firma/Interne Abteilungen.
  2. Laden Sie in der Maske alle Datensätze und rufen Sie den Datensatz Eigene Firma auf.
  3. Überschreiben Sie die Daten im Kopfformular mit den relevanten Daten Ihrer Firma.
  4. Wählen Sie bei Speichern als, wie Ihre Firma in den diversen Auswahldialogen gefunden werden soll. Ebenso wird dieses Feld für die Sortierung in Übersichtslisten verwendet.
  5. Klicken Sie auf den Button Adresse, um die Anschrift der Firma einzutragen.
  6. Klicken Sie den Pfeilbutton neben dem Adressfenster, um festzulegen, wofür die jeweilige Adresse verwendet wird. Sie können zu jeder Auswahl eine Adresse verwenden. Das System erkennt, wenn es noch keine Adresse für die Auswahl gibt und bietet automatisch einen Assistenten an. Im Unter­formular Zusatzdaten, Reiter Adressen finden Sie alle eingetragenen Adressen im Überblick.
  7. Aktivieren Sie das Feld Post an dem Eintrag, der die Postanschrift für Korrespondenzen darstellt.
  8. Tragen Sie alle Ihre Kommunikationsdaten (URL, Telefon, Fax, Mail, ...) und im Feld Vzg.-Kom-Art die bevorzugte Kommunikationsart ein.
  9. Geben Sie Zahlungsbedingung und Umsatzsteuer-ID als informative Daten ein.
  10. Speichern Sie den Datensatz zwischendurch! 

Hinweis: In den Formularköpfen der "Firma/Interne Abteilung" und des "Teams" ist die Kontakt-Nummer darge­stellt, und der Status ist zugänglich. Dadurch können Sie komfortabel nach internen Organisationseinhei­ten suchen und filtern und diese bei Bedarf deaktivieren.

Zusatzdaten eintragen

  1. Wechseln Sie in das Unterformular Zusatzdaten/Korrespondenzen (ggf. expandieren), um Korres­pondenzdaten nach DIN 5008 zu pflegen.
    • Briefanrede: Anrede in einer Korrespondenz;
    • Absender Sichtfenster: Spezielle Absenderzeile am oberen Rand des Brieffensters;
    • Sichtfenster: Vollständige Adresse, wie sie im Brieffenster erscheinen soll;
    • Absender Kopf: Der sich in der rechten Randspalte eines Briefs befindende Absender des Unter­nehmens;
    • Unterschrift (Text): Text der Unterschrift. Die Positionierung der Objekte ist von der gewählten Brief­vorlage abhängig.
    • Anstelle von Text können Sie für die Unterschrift und die Fußzeile auch BLOBs verwenden, die Sie erstellt haben. Sie sollten sich bei der Bereitstellung der BLOBs an die Namenskonventionen bereits in der Datenbank vorhandener Elemente halten.
  2. Speichern Sie den Datensatz!

Im Unterformular Zusatzdaten werden später ggf. weitere Beziehungen angezeigt und können dort hergestellt werden.

Hinweis: Die Korrespondenzdaten können ebenfalls am internen Mitarbeiter der Abteilung oder des Unternehmens gepflegt werden. Die dort eingetragenen Daten haben für Korrespondenzen Priorität gegenüber denen am Unternehmen. Wenn am internen Mitarbeiter Daten fehlen, die für eine Korrespondenz erfor­derlich sind (in erster Linie die Adresse), werden automatisch die Daten am Unternehmen verwendet.

Die eigene Firma als Gruppe mehrfach anlegen

  1. Wählen Sie das Menü Administration/Kontakte/Eigene Firma/Interne Abteilungen.
  2. Rufen Sie den Datensatz der oben angelegten eigenen Firma auf.
  3. Wählen Sie den Standardbefehl Duplizieren, um den Datensatz zu kopieren.
  4. Tragen Sie im Feld Name den Namen der weiteren eigenen Firma ein.
  5. Sollte der automatische Dublettencheck ähnliche Einträge signalisieren, bestätigen Sie diese an der Stelle mit Weiter.
  6. Wählen Sie im Feld Zugriffsgruppe den Eintrag EIGENE_FIRMA.
  7. Speichern Sie den Datensatz.

Wenn Sie jetzt im Backoffice das Formular Meine Firma aufrufen, werden alle Firmen angezeigt, die dieser Gruppe "Eigene Firma" zugeordnet sind.