Daten aus der Messe-App importieren

Mit der Messe-Lead-Erfassung kann der Innendienst Kontakte und Messereports oder Ter­mine importieren, die mit der Messe-App erfasst wurden. Nachdem alle Daten zu den Terminen der Messe erfasst und die Messereports automatisch in das CRM-System synchronisiert wurden, sind die Daten als Ter­mine in einer Zwischentabelle des JustRelate CRM abgelegt.

Das im JustRelate CRM bereitstehende Import-Werkzeug können Sie über das Menü Extras/Messelead-Erfassung öffnen. Hier sollte der Innendienst vor dem Import die Termine und Messereports überprüfen, korrigieren und ggf. Informationen ergänzen.

Tipp: Wenn in der Importtabelle die Messereports oder Termine von mehreren Veranstaltungen synchronisiert werden, ist es hilfreich, im JustRelate CRM nach Feldern mit dem Namen der Messe zu filtern, und so eine Veranstaltung nach der anderen abzuarbeiten.

• Details der Veranstaltung einsehen (Teilnehmer, Fragebogenantworten, Abbildungen),
• die Kontakte (Firma und Person) vor dem Import überprüfen, bearbeiten,
• die automatische Zuordnung eines Account-Managers steuern,
• beim Import der Veranstaltungen auf Dubletten, d.h. bereits vorhandene Kontakte prüfen.

Sie können zu einem markierten Messereport im Detailformular

• Teilnehmer qualifizieren und sofort importieren,
• Fragebogenantworten überprüfen,
• Abbildungen prüfen und gleich als Dokumente ablegen.

Unter Umständen wurden Daten aus diversen Gründen (Zeitdruck, Besucher hat keine Visiten­karte) nur rudimentär erfasst, wodurch eine umfangreiche Nachbearbeitung der Kontaktdaten erforder­lich sein kann. Sind Sie sich bei einem übertragenen Unternehmen und den zugehörigen Personen sicher, dass sie sich bereits im CRM-System befinden, so können Sie diese auffinden und übernehmen. Dafür ste­hen im Reiter Teilnehmer unter "Teilnehmer-Qualifizierung" eine Button-Funktion bei den Feldern Vorname/Name und Firma bereit.

• Vorname/Name öffnet die Standard-Kontaktauswahl, eingeschränkt auf Personen und mit vorbelegter Suche nach dem erfassten Namen. Falls dem Teilnehmersatz schon eine Firma zugeordnet ist, ist die Ergebnisliste mit den Mitarbeitern des Unternehmens vorbelegt. Sie können nun entweder einen bereits bestehenden Kontakt übernehmen oder die Suche im gesamten Bestand anstoßen. Mit OK werden die Dubletten-Merge-Maske zur Person geöffnet und die darin von Ihnen gewählten Informa­tionen (z.B. neue Telefonnummer) in die Kontaktimportmaske zurückübertragen. Beim anschließen­den Import werden die Daten der Person mit den zusammengeführten Daten der Importmaske aktualisiert. Ein Dublettencheck findet nicht statt.
• Firma öffnet die Standard-Kontaktauswahl, eingeschränkt auf Unternehmen, und die Suche ist mit dem erfassten Firmennamen vorbelegt. Sie können den Suchbegriff bei Bedarf ergänzen, die Suche ausfüh­ren und überprüfen. Mit OK wird die im JustRelate CRM bereits vorhandene Firma dem Teilnehmersatz zugeordnet und der Firmenname entsprechend aktualisiert.

Im Reiter Teilnehmer eines gewählten Messereports können Sie Kontakte markieren und mit den Funkti­onen am Unterdialog (Funktionsleiste)

• den Kontakt importieren,
• die Person im Kontaktformular anzeigen,
• das Unternehmen im Kontaktformular anzeigen.

Durch den Außendienst (AD) oder beliebige Account-Manager schnell erfasste Kontakte können in der CRM-App zur Nachbearbeitung gekennzeichnet werden. Im CRM-Web-Client können Kontakte, die in Nachbearbeitung stehen, mit einem Assistenten (Nachbearbeitungsassistent) auf Dubletten geprüft, die Kontaktdaten korrigiert oder zusammengeführt werden.

Beim Import eines Messereports aus der Zwischentabelle wird im JustRelate CRM an der entsprechenden Ver­anstaltung ein Termin angelegt. Gleichzeitig findet der Standard-Check auf bereits im CRM vorhandene Kontakte statt, sodass Dubletten behandelt werden können.

Der Import versucht, die Adresse als Hauptadresse mit Postflag abzusetzen. Trifft er dabei auf eine bereits vorhandene Hauptadresse mit Postflag, so legt er eine „Sonstige“ Adresse ohne Postflag an, und die Hauptadresse behält das Postflag.

Beim Anlegen neuer Personen und Unternehmen wird die von der Visitenkarte einer Person überge­bene Telefon- und Faxnummer auch auf das Unternehmen übertragen, falls diese Felder am Unter­nehmen leer sind. Die Telefonnummer ist ein Pflichtfeld, das beim Anlegen und Speichern des Kontakts gefüllt sein muss.

Der Status und das Importdatum werden erst gesetzt, wenn der gesamte Prozess (inklusive Besuchsberichtserstellung) abgeschlossen ist. Damit wird verhindert, dass der Status im Falle des Abbruchs oder eines Fehlers nicht bereits "importiert" lautet, obwohl noch wei­tere Maßnahmen erforderlich sind.

Der Import legt in der Regel eine Visitenkarte als Bild an der Person an, wenn für diese noch nichts dergleichen hinterlegt war, oder er ersetzt eine bereits vorhandene (jedoch nicht aktuelle) Visiten­karte als Bild an der Person. Die "alte" Visitenkarte wird als Dokument an der Person abgelegt.

Importierte Kontakte erhalten den Status importiert. Durch Suchen oder Filtern nach diesem Status (ggf. auch Erstellungsdatum) können diese Kontakte bei Bedarf unabhängig von den Terminen schnell identifiziert und weiter qualifiziert werden.

Der Innendienst oder das Marketing kann dann die Messeberichte auswerten und die Veranstaltung sowie die Kontakte mit den JustRelate-CRM-Standardmodulen und -Werkzeugen weiter qualifizieren.