Neoletter als Mailing-Werkzeug verwenden

Für eine Mailing-Kampagne wählen Sie zunächst die gewünschten Empfänger im JustRelate CRM gezielt nach deren Kundenstatus aus. Da für Mailings immer Verteilerlisten verwendet werden, können beispielsweise alle Kunden in einer solchen Liste gesammelt werden, die bereits ein bestimmtes Produkt gekauft haben. Nach der Übergabe der Empfängerdaten dieser Kunden über eine CRM-Serien-E-Mail an das externe Mailsystem, können Sie das gesamte Mailing dort erstellen und ggf. weiterbearbeiten.

Nach dem Versand gibt die detaillierte Erfolgsauswertung (Response) im CRM Aufschluss über die Empfängerreaktionen. So können alle Empfänger, die beispielsweise einen Rückruf wünschen, gezielt kontaktiert werden. Durch die Verlinkung des Mailings in der Historie jedes Empfängers ist auch im Nachhinein nachvollziehbar, welcher Kontakt welche E-Mail erhalten und wie er reagiert hat.

Wie erwähnt, werden die geplanten Empfänger eines Mailings in einer Verteilerliste gesammelt. Die Empfänger in der Verteilerliste, jedoch nicht die entsprechenden Kontakte, erhalten dann später, basierend auf den Response-Daten aus dem externen Mailsystem, einen individuellen Status wie Bounce, angemeldet oder abgemeldet. Dies kann sehr gut etwa für themenbasierte Verteilerlisten oder Newsletter genutzt werden. Die Empfänger bleiben im Verteiler und können über ihren Status betreut werden.

Bei Verteilerlisten gibt es die Option, direkt eine Serien-E-Mail mit Aktivität (neu) zu erstellen. Ferner können Sie einer Serien-E-Mail eine Vorlage zuweisen, die Sie bereits als CRM-Vorlage für Neoletter erzeugt haben. Die Serien-E-Mail wird für die spätere Übertragung der Response-Daten zum JustRelate CRM automatisch mit der Verteilerliste verknüpft, indem diese in den Kopfdaten der E-Mail eingetragen wird. 

Eine Serien-E-Mail lässt sich mit der Funktion Externes Mailsystem: E-Mail erzeugen/synchronisieren an Neoletter übergeben. Dabei werden die Kontakte der in den Kopfdaten der Serien-E-Mail angegebenen Verteilerliste in die Empfängerliste der Serien-E-Mail übernommen. Es werden nur Kontakte als Empfänger übernommen, die keinen Status haben, oder deren Status in der Verteilerliste als offen (OPN) gewertet wird. Dies gewährleistet, dass Empfänger, die sich bereits von früheren Mailings abgemeldet haben, nicht berücksichtigt werden.

Anschließend erzeugt die Funktion ein neues Mailing in Neoletter mit dem Status Entwurf, überträgt die Empfänger der CRM-Serien-E-Mail einschließlich aller Felder in die Empfängerliste dieses Mailings und setzt dann den Status der Serien-E-Mail auf in Bearbeitung.

Falls Sie der Serien-E-Mail ein Neoletter-Template zugewiesen haben, verknüpft die Schnittstelle das neue Mailing mit diesem Template. Haben Sie diesen Schritt nicht gemacht, können Sie das Template später in der Neoletter-Oberfläche auswählen.

Sie können das Mailing mit der Funktion Externes Mailsystem: E-Mail öffnen in Neoletter öffnen, wo Sie dann die Mailing-Details sehen. Um die Neoletter-Oberflache öffnen zu können, benötigen Sie ein JustRelate-Login. Sollten Sie noch kein solches Login haben, können Sie sich von unserem Support in Neoletter einladen lassen. 

Anschließend können Sie den Inhalt des Mailings mit dem Neoletter Template Designer bearbeiten und das Mailing abschließend versenden.

Wenn Sie für eine Publikation oder Veranstaltung, in deren Kopfdaten bereits eine Verteilerliste zugeordnet ist, eine Serien-E-Mail erstellen, übernimmt diese automatisch die Verteilerliste.

Bei einem Marketingvorgang können Sie mit Aktivität (neu): Serien-E-Mail eine Serien-E-Mail erstellen. Bitte bejahen Sie die dann folgende Rückfrage, ob Sie die Verteilerliste übernehmen möchten. Dadurch wird sie als Referenz in die Kopfdaten der Serien-E-Mail übernommen, d.h. die Kontakte der Liste erscheinen nicht als Empfänger in der Serien-E-Mail. Diese werden erst ermittelt, wenn die Serien-E-Mail exportiert wird.

Nach dem Versand eines Mailings ist es besonders wichtig, die Kennzahlen zu erfassen, um den Erfolg einer Marketing-Kampagne messen zu können. Dafür werden Öffnungs- und Klickraten, Bounces und Abmeldungen gesammelt. Diese Live-Statistik können Sie jederzeit bei dem betreffenden Mailing in Neoletter sehen. Zusätzlich können Sie diese Informationen auch ins JustRelate CRM importieren und zu diversen Objekten hinzufügen. 

Solche Statistiken erfordern verfolgbare Links (Tracking-Links) in den Neoletter-Mailings. Wenn Sie den Template Designer verwenden, um ein Mailing zu erstellen, sind Links automatisch verfolgbar.

Es braucht einige Zeit nach dem Versand eines Mailings, bis die E-Mail bei den Empfängern angekommen ist und von ihnen wahrgenommen wird. Deshalb können Reaktionen erst nach Stunden oder Tagen erwartet werden. Wir empfehlen aus diesem Grund, den Import der Response-Daten mehrfach und über einen längeren Zeitraum durchzuführen. Alternativ können diese Daten zeitgesteuert über einen Job importiert werden.

Haben Sie den Inhalt eines Mailings in Neoletter erstellt, können Sie dessen Vorschau im JustRelate CRM ablegen. Wechseln Sie dazu bitte zur entsprechenden Serien-E-Mail im JustRelate CRM und importieren Sie den Text mit der Funktion Externes Mailsystem: Text der E-Mail importieren. Das JustRelate CRM importiert nur den Body (Inhalt) der E-Mail aus Neoletter. Anschließend können Sie die Vorschau im Reiter Ansicht oder in den Aktivitäten aller Empfängerkontakte betrachten. Beachten Sie bitte, dass der Vorlagentext und kein personalisierter Inhalt angezeigt wird. 

Zum Import der Response-Daten steht Ihnen bei einer Serien-E-Mail im JustRelate CRM die Funktion Externes Mailsystem: Response importieren zur Verfügung. Sie importiert und verteilt alle bisher bei Neoletter eingetroffenen Reaktionen auf die E-Mails, wobei auch Bounces und Abmeldungen als Status in die Verteilerliste geschrieben werden. 

Bei einer Serien-E-Mail sind die Response-Daten als grobe Zusammenfassung oder detailliert im Reiter Response zu sehen.

• Wie viele Empfänger haben die Mail geöffnet (Öffnungen)?
• Welche Links wurden wie oft geklickt (Links)?
• Welcher Empfänger hat welche Links angeklickt (Links pro Empfänger)?
• Wie viele technische Rückläufer gibt es (Bounces)?
• Wie viele Abmeldungen gibt es (Abmeldungen)?

Die Response-Daten erscheinen bei den folgenden CRM-Objekten:

Serien-E-Mail

• Unterformular auf dem Reiter Response mit Zusammenfassung und Kontextauswahl diverser Statistiken.

Publikation (z. B. monatlicher Newsletter)

• Unter Allgemein im Reiter E-Mail-Response mit Auflistung der Serien-E-Mails und den Response-Informationen in einer flachen Liste.

Veranstaltung (z. B. Messe)

• Unter Allgemein im Reiter E-Mail-Response mit Auflistung der Serien-E-Mails und den Response-Informationen in einer flachen Liste.

Verteilerliste

• Unter Allgemein im Reiter Mitglieder bei dem Feld Status.
• Unter Allgemein im Reiter Serien-E-Mails im Unterreiter E-Mail Response mit Auflistung der Serien-E-Mails und den Response-Informationen in einer flachen Liste.

Externe Person (Empfänger)

• Unter Allgemein im Reiter Marketing, Unterreiter E-Mail-Response mit der Kontextauswahl zu Statistiken dieses einen Kontakts über alle an diesen versandte Mailings.