Die Zeiterfassung konfigurieren

Der Menüpunkt Administration/Service/Abwicklung/Zeitarten öffnet die Liste aller Zeitarten, die ein Service-AD stempeln kann. Es gibt auftragsunabhängige (z.B. Pause, Meeting) und auftragsbezogene Zeitarten (z.B. geplante oder ungeplante Einsätze).

• Auftragsunabhängige Zeiten können in den Abrechnungsbögen eines Dummy-Projekts (z.B. für Pausen) festgehalten werden. Dafür muss es ein solches Projekt mit einem Abrechnungsbogen geben und die globale ID des Abrechnungsbogens im Feld Wert eingetragen sein.
  
  Hinweis: Die ID eines Abrechnungsbogens (PSC_GID) kann mit [Strg+Shift+O] ermittelt werden.

Ser­vice-AD-Mitarbeiter schreiben auftragsbezogene Zeiten in den Abrechnungsbogen des Auftrags, den sie beim Stempeln der Zeit auswählen. Für diese Auswahl werden dem Service-AD Filter auf Abrechnungsbögen angeboten. Diese müssen im Feld Wert als kommaseparierte Liste von Filter-IDs spezifiziert sein. Die Filter selbst müssen für die WELT schreibbar sein. Das Feld Zusatztext spezifiziert den Titel der Auswahl.

Hinweis: Die Auswahl in der App enthält zusätzlich zu den hier eingetragenen Filtern weitere Filter, die von der App dynamisch bereitgestellt werden (z.B. unterbrochene Aufträge).

• Die Spalte „Arbeitszeitrelevant“ steuert, ob die gestempelte Zeit bei der Summierung berücksichtigt wird. Die Summe der Arbeitszeiten pro Tag wird im Time-Sheet der Zeiterfassung angezeigt.
• Die Spalte „Artikelkategorien“ steuert die Verteilung der gestempelten Zeit auf Positionsmengen (siehe den folgenden Abschnitt).

Seit der Einführung der Rückmelde-App werden die vom Service-AD gestempelte Zeiten nicht mehr direkt mit den Positionen verknüpft, sondern per Funktion automatisch auf Positionen mit Zeiten als Mengen­einheit verteilt. Dieses Verfahren kann die in der Praxis oft notwendige Trennung von Kosten- und Erlös­seite abbilden. Die Verteilungsfunktion berücksichtigt die Sollzeiten der Rückmeldepositionen, sodass dem Service-AD auf der Basis der tatsächlich gestempelten Zeiten ein optimal vorbelegter Rückmel­delieferumfang angeboten wird. Bei Bedarf kann er die verteilten Mengen nachträglich korrigieren.

Zur Steuerung der Verteilung gibt es in der Zeitartenverwaltung (siehe Konfiguration der Zeiterfassung) die Spalte „Artikelkategorien“ und im Abrechnungsbogen den Bereich „Verteilung“.

In dieser Spalte werden die Artikelkategorien (Prozess-Identifier) eingetragen, auf die die Zeitart verteilt werden soll.

Die Artikelkategorien müssen Artikel mit Zeiten als Mengeneinheit (Stunde, Minute) wie z.B. „Leistung“ sein.

Eine Artikelkategorie darf nur bei einer Zeitart verwendet werden. Kommaseparierte Listen von Artikelkategorien sind erlaubt, dürfen jedoch nur in identischer Form an mehreren Zeitarten eingetra­gen sein.

• Methode: Setzt die Verteilungsmethode:
  Keine: Keine funktionale Verteilung von Zeiten. Diese Einstellung ist notwendig, falls Zeiten mit Positio­nen verknüpft werden (alte Methode, siehe oben).
  Server: Die Verteilungsfunktion wird auf dem Server ausgeführt. Hierfür benötigt die App eine Online-Verbindung zum Server zum Zeitpunkt des Aufrufs der Rückmeldung aus der Zeiterfassung. Die Funktion kann angepasst werden (Customizing).
  App: Die Verteilungsfunktion wird von der App ausgeführt.
• Arbeitseinheit: Definiert das Zeitraster in Minuten, das bei der Verteilung verwendet wird. Die Positionsmengen als Ergebnis der Verteilung sind auf diesen Wert gerundet.
• Verteilen: Führt die Verteilungsfunktion auf dem Server aus. Mithilfe dieser Funktion kann die Vertei­lung bei Bedarf manuell angestoßen werden, z.B. falls die App nicht zur Verfügung steht. Nach Aus­führung wird die Gesamtmenge der zu verteilenden Zeit im Feld Menge ausgegeben (informativ) und das Flag Verteilen gesetzt.
• Flag Verteilt: Kennzeichnet, ob bereits eine Verteilung über die Serverfunktion oder über die App stattgefunden hat. Solange das Flag gesetzt ist, findet keine Neuverteilung statt.

Beispiel einer Verteilung:

• Arbeitseinheit = 15min
• Rückmeldelieferumfang enthält zwei Leistungspositionen:
  Position 1 mit Sollmenge 2h
  Position 2 mit Sollmenge 4h
• Der Service AD stempelt 7h5min geplanten Einsatz, gerundet 7h.
• Die 7h werden wie folgt verteilt:
  Auf Position 1: 2h20min, gerundet 2h15min
  Auf Position 2: 4h40min, gerundet 4h45min

Die Rückmeldung enthält den Fragebogen, der am Abrechnungsbogen eingetragen ist. Dafür hat der Abrechnungsbogen den Fragebogen-Reiter. Er enthält eine Fragebogenauswahl, die Antwortliste und die Option „Antworten vorgeben“.

• Die Fragebogenauswahl kann im Customizing z.B. in Abhängigkeit vom Auftragstyp belegt werden.
• Mit der am Fragebogen gesetzten Option „Antworten vorgeben“ werden Antwort-Vorbelegungen aus der Fragebogen-Definition vom Server zum mobilen Gerät übertragen und dort dargestellt.
• Die Variable PSA_PRC_OBJ_JSN_QST_QUE enthält die Nummer des Fragebogens. Sie definiert einen globalen Fra­gebogen als Fallback, falls beim Abrechnungsbogen kein Fragebogen eingetragen ist.
• Die Variable PSA_PRC_OBJ_JSN_QST_QUE setzt die Sprache des Fragebogens in der Rückmeldung.