Anforderungen an die CSV-Datei

Attention

Achtung: Bitte öffnen Sie nie die mit Excel vorbereiteten CSV-Dateien für Nacharbeiten wieder mit Excel. Excel gewichtet beispielsweise Zeilenumbrüche stärker als Anführungszeichen und Klammern oder verwendet diverse Importfilter, die unerwünschte Effekte mit sich bringen. Excel kann leider sein eigenes CSV-Format nicht lesen, sodass meist eine kaum brauchbare Vorlage entsteht. Sichern Sie also stets die Vorlage für die CSV-Datei, um bei Erfordernis nur dort Änderungen und Korrek­turen vorzunehmen und sie erneut als CSV zu exportieren.

Vermeiden Sie es bitte ebenso, Textdateien mit Daten per Drag-and-Drop in ein Excel-Dokument zu kopieren und somit eine Autoformatierung zu riskie­ren. Öffnen Sie dafür immer ein neues Excel-Sheet und "importieren" Sie die Daten mit Daten/Externe Daten importieren. Hier können Sie festlegen, wie die Daten formatiert werden sollen (spaltenweise mit einem Semikolon getrennt sowie mit Formatierung für jede Spalte als Text).

Beachten Sie bei der Ausgabe der Daten bitte die folgenden Anforderungen:

  1. Spalten müssen mit einem Semikolon (;) getrennt werden.
  2. Zeilen müssen mit einem Zeilenumbruch getrennt werden.
  3. Zeichenketten (Strings) müssen in Anführungszeichen gesetzt werden (z.B. "String") und dürfen Zeilenumbrüche und Semikolons enthalten. Vermeiden Sie Leerzeichen am Anfang und Ende.
  4. Anführungszeichen innerhalb von Zeichenketten müssen verdoppelt werden.
  5. Bei Float-Werten müssen Vor- und Nachkommastellen mit einem Punkt getrennt werden. Tausendertrennzeichen dürfen nicht verwendet werden (kein Punkt im ganzzahligen Teil). Die Anzahl der Nachkommastellen darf die maximal zulässige Anzahl der Nachkommastellen des Datentyps im JustRelate CRM nicht überschreiten (auch nicht, wenn es sich um Nullen handelt).
  6. Datumswerte müssen im neutralen Oracle-Format angegeben werden, d.h. YYYYMMTTHH24MISS (z.B. 20050318101302).
  7. Ganzzahlen dürfen keinen Punkt und kein Trennzeichen (keine Nachkommastellen) enthalten.
  8. Binäre Werte dürfen nur y für TRUE, n für FALSE oder "" für undefiniert enthalten.
  9. Schlüssel- oder Referenzwerte sollten nur Zeichen aus dieser Menge enthalten:
    #()*._:[]$0123456789ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
Attention

Achtung: Zeichen wie ?<">`|´&'% können nicht verwendet werden. Auch Umlaute können bei einer fal­schen Codepage nicht richtig ausgewertet werden.

CRM-Vorlagen für CSV-Import

Wir empfehlen, sich bei der Aufbereitung der Import-Daten an den von JustRelate als Vorlagen bereitgestellten Importda­teien zu orientieren.

Import von Unternehmensdaten

Für den Import von Unternehmensdaten mit Ansprechpartnern und Anschriften schlagen wir Ihnen zunächst sechs Importdateien vor. Diese müssen in der vorgegebenen Reihenfolge impor­tiert werden.

Hinweis: Für einen reibungslosen Import benötigt das CRM immer geeignete Schlüssel für die Komponenten und insbesondere Fremdschlüsselattribute, um eindeutige Identifikatoren und Zuordnungen zu ermöglichen. Bitte geben Sie die Fremdschlüssel immer unter dem ersten Header (…EXT_KEY) an.

  1. Import der Unternehmensdaten (Kunden, Interessenten, Lieferanten usw.)
    Hier sollten im Wesentlichen alle typischen Unternehmensdaten übertragen werden, die Sie auf den Reitern Allgemein und Zusatzdaten/Konditionen... finden. Die Adres­sen werden hier nicht übertragen. Für die Zuordnung von Auswahlobjekten wie Branchen, Regionen oder von inter­nen Personen mit konkreten Funktionen, müssen geeignete Schlüssel angegeben werden, über die diese Auswahl eindeutig in der Auswahltabelle identifiziert wird.
    Dazu sollten auch die Account-Manager zu den Datensätzen angegeben werden, da der Import meist von einem Administrator oder Customizer durchgeführt wird, dem dann die Datensätze gehören würden. Die Account-Manager existieren als Besitzer des Datensatzes (PSA_ORG_EXT.PSC_OWN) und als Bearbei­ter (PSA_ORG_EXT.CRE_PRS_GID).
    Die Account-Manager müssen folglich doppelt eingetragen werden, um zum einen den Zugriff für den eingeloggten User auf den Datensatz zu gewährleisten und im JustRelate CRM den inter­nen Mitarbeiter als Account-Manager des Datensatzes zuzuweisen.
  2. Import der Postfachadressen der Unternehmen
    Angabe der Adressfelder und der Fremdschlüsselattribute zur Kennzeichnung des Unternehmens und des Landes.
  3. Import der sonstigen (Nicht-Postfach-) Adressen der Unternehmen
    Angabe der Adressfelder und der Fremdschlüsselattribute zur Kennzeichnung des Unternehmens und des Landes und zusätzlich Angabe des Adresstyps.
  4. Import der Personenkontaktdaten
    Dies läuft wie bei der Auswahl der Attribute des Unternehmens ab. Ferner muss der Fremdschlüssel der Firma (soweit vorhanden) angegeben werden. Auch hier sollten die Account-Manager zu den Datensätzen angege­ben werden.
  5. Import der Postfachadressen der Personen
    Angabe der Adressfelder und der Fremdschlüsselattribute zur Kennzeichnung der Person und des Landes.
  6. Import der sonstigen (Nicht-Postfach-) Adressen der Personen
    Angabe der Adressfelder und der Fremdschlüsselattribute zur Kennzeichnung der Person und des Landes und zusätzlich Angabe des Adresstyps.

Import von internen Unternehmen und Personen

Interne Personen haben meist keine Adresse. Beim CSV-Import erwartet das System jedoch eine Hauptad­resse am Datensatz. Geben Sie daher bitte immer die Adresse des internen Unternehmens am Datensatz der internen Person an.

Arbeit mit sehr großen Datenbeständen

Ein sehr großer Datenbestand (über 15.000 Datensätze) sollte aufgeteilt werden, um die Performance des Systems nicht zu stark zu vermindern. Teilen Sie die CSV-Datei gegebenenfalls in kleinere Importdateien mit jeweils nicht mehr als 10.000 Datensatzzeilen auf, setzen Sie die Header-Zeile jeweils neu auf und importieren Sie die Dateien jeweils separat. Bei dieser Vorgehensweise erhalten Sie auch schnell ein Protokoll, das Ihnen zeigt, ob der Import korrekt läuft und fortgesetzt werden kann.

CRM-Mappingliste

Die Mapping-Liste in den von JustRelate bereitgestellten Vorlagen steht nicht mit der Mapping-Funktion beim Import in Verbindung. Erstere gibt Ihnen zunächst einen Überblick der Schlüssel (ID, Identifier usw.), die das CRM verwendet. An dieser Stelle sollten Sie Ihre eigenen entsprechenden Schlüssel als Kundeneinträge angeben. Dies ist beim Abgleichen der Schlüssel hilfreich.