Private Termine

Private Termine sind solche mit gesetztem Flag Privat oder Vertraulich. Bei der automatischen Group­ware-Synchronisation ist die Übertragung privater Termine aus der Groupware ins JustRelate CRM insbeson­dere für die Prüfung auf Verfügbarkeit wichtig. Dabei berücksichtigt der CRM-Groupware-Connector natürlich die Privatsphäre der Mitarbeiter, indem außer dem Betreff "Privater Termin" keine weiteren privaten Informationen synchronisiert werden.

Termine mit gesetztem Privat-Flag können beim Import aus der Groupware folgendermaßen behandelt werden. Den Modus kann der Administrator in der globalen Groupware-Connector-Konfiguration festlegen.

  1. Vollständiger Import: Der Zugriff im JustRelate CRM ist durch das gesetzte Privat-Flag auf den Termin-Eigentü­mer eingeschränkt. Administratoren können jedoch die Termindaten einsehen. (Diese Einstellung wird nicht empfohlen!)
  2. Maskierter Import: Benutzer mit lesendem Zugriff sehen nur den Beginn- und Ende-Zeitpunkt (für Verfüg­barkeitsprüfung ausreichend). Im Feld Betreff ist der Text Privater Termin sprachabhängig eingetra­gen. Alle anderen Informationen sind ausgeblendet. Dies gilt auch für Administratoren. (Einstellung im CRM-Standard, empfohlen!)
  3. Kein Import: Termine mit gesetztem Privat-Flag werden von der Synchronisation ausgeschlossen.

Synchronisierter und nachträglich auf privat gesetzter Termin

Ein bereits synchronisierter und anschließend nachträglich mit dem Flag Privat versehener Termin ver­hält sich folgendermaßen:

Wurde der Termin bereits synchronisiert (GID-Kennung am Termin in Outlook), dann wird die nachträgliche "privat"-Kennzeichnung in der Groupware vom CRM immer übernommen, auch wenn die Globale Groupware Einstellung private Termine von der Synchronisation ausschließt (Einstellung "n"). Der Betreff wird zu "Privater Termin" umgeschrieben, und der Termin wird weiter synchronisiert, bis er im JustRelate CRM bewusst gelöscht wird, wobei die Aktivität in der Groupware entsprechend der Antwort auf die Abfrage "… in der Groupware löschen? Ja/Nein" behandelt wird.

Job PRV_ACT_RMV

Dieser Job löscht regelmäßig (z.B. einmal täglich) alle abgeschlossenen privaten Termine im JustRelate CRM, die mindestens einmal aus der Groupware importiert wurden. Mit der Aktivierung dieses Jobs (im Standard nicht aktiviert) stellen Sie sicher, dass die CRM-Aktivitätenhistorie nur CRM-relevante Aktivitäten enthält. Gleichzei­tig belasten Sie Ihre Datenbank nicht mit privaten Terminen.

Der Job entfernt private Aktivitäten, die aus einer Groupware importiert wurden und vollständig in der Vergangenheit liegen. Er schließt auch (externe) Termine, denen ein Zuständiger ohne Login zugewiesen ist.