Anlagen

Beim Import aus der Groupware wird für jedes angehängte Dokument ein Dokumentdatensatz mit dem Status Archiviert angelegt und dem Termin als Anlage zugeordnet. Der Dokument-Dublettencheck ist deaktiviert. Wurde ausschließlich der Inhalt eines angehängten Dokuments durch Bearbeitung aus der Groupware heraus geändert, wird das modifizierte Dokument beim Import zum CRM nicht erneut eingecheckt (Dokument-Inhaltsänderung führt nicht zur "Last Modified"-Änderung des Ter­mins).

Im Outlook-Add-In des JustRelate CRM steht die Funktion Attachments synchronisieren bei Terminen und Aufgaben zur Verfügung. Ein Termin-Organisator kann damit aus der Groupware heraus z.B. eine Agenda ergän­zen, lokal speichern und mit dieser Funktion im JustRelate CRM als neue Dokumentversion einchecken. (Beachten Sie bitte, dass ein Nicht-Organisator nicht zum CRM synchronisieren kann.) An den CRM-Termin wird dann automatisch die aktuelle Agenda angehängt. Beim nächsten Zyklus erhalten die Terminteilneh­mer dann eine Benachrichtigung über die Änderung (automatischer Versand abhängig vom Synchronisa­tionsmodus der Aktivität und vom Groupware-Flag in der Teilnehmerliste).

Änderung an CRM-Dokumenten, die einem Termin zugeordnet sind, werden vom Connector als Terminänderung registriert. Sie führen jedoch nicht automatisch zum Update des Termins und des geänderten Dokuments in der Groupware.

Beim Austausch mit Google werden Anlagen von Terminen in Google Drive abgelegt.

a) Sie legen einen Termin an, noch ohne Teilnehmer, Dokumente oder Ressourcen.

Beim Speichern werden Sie gefragt, ob der Termin synchronisiert werden soll. Sie antworten mit "Ja" und sehen den Termin in Ihrem Outlook.

b) Sie fügen zwei Teilnehmer hinzu und speichern.

Sie werden wieder gefragt, antworten mit "Ja", und beide Teilnehmer erhalten Einladungen in Outlook.

c) Sie klicken auf "Anlagen…", dort z.B. auf die Büroklammer, wählen eine Datei aus (z.B. ein Word-Dokument) und fügen es zum Termin hinzu.

Sie werden wieder gefragt und antworten mit "Ja". Dadurch hat der Termin in ihrem Outlook das Dokument erhalten, und beide Teilnehmer erhalten eine Aktualisierung, ebenfalls mit dem Dokument als Anhang.

d) Sie öffnen die Dokumentstammdaten per Hyperlink aus dem Termin heraus. Vom Dokumentenfor­mular aus bearbeiten Sie das Dokument und speichern es später aus Word zum CRM zurück.

Hier geschieht mit dem Termin erst einmal nichts, denn es gibt hier keinen Auslöser für eine Synchronisation. Dies ist im JustRelate CRM so beabsichtigt.

Wenn nun der automatische Synchronisationsjob startet, unternimmt er ebenfalls nichts, weil ein neuer Termin voreingestellt auf "immer fragen" steht. In diesem Fall exportiert ihn der Job nicht, denn er kann keine Bestätigung einholen.

Hätten Sie jedoch zwischenzeitlich den Termin fest auf "Synchronisieren und senden" gesetzt, dann würde der Job erkennen, dass das Dokument aktualisiert wurde, und den Termin auch exportieren.

Dies können Sie jederzeit leicht mit einem Klick auf das kleine Warndreieck oben rechts im Ter­minformular nachholen. Ab dann wird der Job Änderungen am Dokument erfassen und den Termin mit der Groupware synchronisieren.