Verwenden Sie eine MS-Word-Serienbrief-Mustervorlage und entfernen das Häkchen "Einzelreport", um ein fortlaufendes Gesamtdokument zu erhalten, dann wird in Word die Gesamtseitenzahl angezeigt, jedoch nicht die Seitenanzahl je Empfänger.
Die Nummerierung wird ausschließlich durch Word-Feldfunktionen gesteuert. Zum Ändern der Mustervorlagen sind folgende Word-Kenntnisse bzw. Maßnahmen erforderlich:
- Bei einem Word-Serienbrief entsteht je Empfänger ein neuer Abschnitt mit Seitenwechsel. Word kopiert beim Anlegen des nächsten Abschnitts die Kopf- und Fußzeilen des ersten Abschnitts. In Ihrer Vorlage müssen also die "Master"-Fußzeilen bearbeitet werden. Mit einem Doppelklick auf die gewünschte Kopf- oder Fußzeile gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus. In unseren Mustervorlagen gibt es eine Kopf- und Fußzeile für Seite 1 und eine Kopf- und Fußzeile für die Folgeseiten. Dies ist deshalb so, weil das Häkchen im Ribbon "Entwurf - Erste Seite anders" gesetzt ist.
- Für die Anzeige der aktuellen Seite wird die Feldfunktion
{PAGE}verwendet. Über das Ribbon "Entwurf - Seitenzahl - Seitenzahlen formatieren ..." kann man wählen, dass in jedem Abschnitt neu mit 1 begonnen werden soll. Dies ist in unseren Mustervorlagen bereits so. - Für die Anzeige der Gesamtanzahl der Seiten des Dokuments wird die Feldfunktion
{NUMPAGES}verwendet. Dies ist in unseren Mustervorlagen der Fall, jedoch nicht gewünscht. - Für die Anzeige der Gesamtseitenanzahl eines Abschnitts gibt es die Feldfunktion
{SECTIONPAGES}. Ersetzen Sie also{NUMPAGES}durch{SECTIONPAGES}. - Um die Feldklammern anzulegen, drücken Sie die Funktionstaste (F9).
- Um zwischen der Anzeige der Feldfunktion und des Funktionsergebnisses zu wechseln, drücken Sie ALT-F9.
- Um das Funktionsergebnis neu zu berechnen, drücken Sie F9.
Angenommen, ein Brief hat zwei Seiten und es gibt zwei Empfänger, dann wird die Seitennummerierung folgendermaßen aussehen: Seite 1 von 2, Seite 2 von 2, Seite 1 von 2, Seite 2 von 2.
