Die einfachste Form, angepasste Dokumente zu gestalten, ist die Überarbeitung des Templates unter Beibehaltung der Felder. Die Felder eines Templates sind in spitze Klammern (Kleiner- und Größer-als-Zeichen, „<...>“) eingeschlossen, die neben den Datenfeldern die Syntaxbefehle der Windward-Reportengine in XML-Syntax enthalten. Wenn Sie diese unverändert lassen, können Sie mit Microsoft Word das Layout des Templates ändern. Wichtig ist nur, dass die Syntax im Template erhalten bleibt.
Einfache Textbausteine in Vorlagen überarbeiten
Achtung: Kleiner- und Größer-Zeichen im statischen Text könnten von Windward fehlinterpretiert werden. Kapseln Sie solche in einem Windward-Tag. Kleiner = <wr:out value="<"/>, Größer = <wr:out value=">"/> Da sich die Fehlersuche mit Windward schwierig gestaltet, nehmen Sie Änderungen bitte in kleinen Schritten vor, und testen Sie anschließend die Lauffähigkeit. Erstellen Sie bei komplexen Templates in kurzen Zeitabständen Sicherheitskopien, damit Sie bei massiven Problemen zu einem früheren Stand zurückkehren können. Nutzen Sie den Button "Tags prüfen", um Syntaxfehler zu lokalisieren.
- Wählen Sie Sales/Vorlagen und wählen Sie eine Vorlage aus.
- Erstellen Sie mit dem Standardbefehl Duplizieren mit Struktur eine Kopie des ausgewählten Datensatzes als neue Version und benennen Sie den neuen Datensatz eindeutig, z.B. dem Zweck oder Inhalt entsprechend.
- Speichern Sie den Datensatz!
- Wählen Sie in der neuen Version die Funktion Bearbeiten, um das Template schreibbar zu öffnen.
- Gestalten Sie das Layout des ausgecheckten DOCX-Templates, ohne die Windward-Tags inhaltlich zu verändern.
- Ändern sie den Text des Templates, um es für seinen Verwendungszweck passend zu machen, z.B. für Serienbriefe.
- Achten Sie beim Verlagern von Windward-Tags darauf, Kontrollstrukturen nicht zu beschädigen.
- Nachdem Sie die Arbeit beendet haben, wählen Sie in Microsoft Word Datei/Schließen.
- Entscheiden Sie, ob das Dokument eingecheckt werden soll (erst dann kann es im JustRelate CRM verwendet werden) und ob es den Status in Bearbeitung behalten soll.
- Wechseln Sie in das Formular, an dem der Report generiert wird, bzw. in das Korrespondenzformular, in dem die Korrespondenz bearbeitet wird.
- Klicken Sie am Feld Vorlage den Button und wählen Sie im Auswahldialog die soeben bearbeitete Vorlage aus, übernehmen Sie diese mit OK.
- Führen Sie die jeweilige Funktion aus (Druck bzw. Korrespondenz in Word bearbeiten), um das Ergebnis zu überprüfen.
- Wechseln Sie in das Formular Vorlage und geben Sie die fertige Vorlage über den Status Freigegeben frei, damit alle Anwender darauf zugreifen können.
Hinweis: Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage dupliziert und bearbeitet haben, können Sie festlegen, ob die Vorlage eine E-Mail im HTML-Format oder im TXT-Format erstellt. Wählen Sie dazu im Vorlagenformular den entsprechenden Typ aus. Da die Vorlagen Dokumente erzeugen, die erst zur Laufzeit mit Daten gefüllt werden, muss immer erst ein Dokument generiert werden, damit die Änderungen im Ausdruck sichtbar werden.